En mi cooperativa usamos TIFF sin comprimir para originales y PDF/A para consulta, con metadatos en CSV: fecha, lugar, autoría y licencia. Pero el estándar clave es documentar el proceso para que cualquiera pueda repetirlo sin depender de una empresa. Y sí, dos copias en soportes distintos con suma de verificación.
Me parece bien esa base. Añadiría que el CSV se mantenga en un repositorio con control de versiones; así cada cambio en los metadatos queda explicado y no dependes de la memoria de nadie. Y que la comprobación de checksums no sea solo al guardar, sino una tarea periódica del fondo: programarla evita sorpresas cuando un soporte empieza a degradarse.